Manual de OmniVOICE

Manual de OmniVOICE: guía de uso de la plataforma.

Manual del Usuario – Plataforma de

Omnicanal para Envío de Mensajes de

Voz

Nombre de la Plataforma: Getincloud Global 360

Versión: 1.0

Fecha: junio 2025

1. Introducción

Bienvenido a Getincloud Global 360, la plataforma de mensajería Omnicanal desarrollada

para que empresas y equipos comerciales se comuniquen de manera ágil, eficiente y

personalizada con sus clientes a través de mensajes de voz.

Esta guía le brindará un recorrido paso a paso por las funcionalidades clave de la

herramienta, facilitando su implementación y aprovechamiento óptimo.

2. Requisitos del sistema

• Navegador actualizado (Google Chrome, Mozilla Firefox, Edge)

• Conexión a internet estable

• Usuario y contraseña asignados por el administrador

3. Acceso a la plataforma

1. Ingrese a: https://g.getincloud.global

2. Digite su usuario y contraseña

3. Haga clic en “Iniciar sesión”

Si olvidó su contraseña, use el enlace “¿Olvidó su contraseña?” para recuperarla.

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4. Navegación general

La plataforma se divide en los siguientes módulos principales:

• Inicio: Resumen de actividad reciente, estadísticas y alertas

• Campañas: Envío masivo de mensajes de voz (VOICE)

• Contactos: Administración de bases de datos

-- Reportes: Historial y resultados de envíos

• Configuración: Ajustes de perfil, remitentes y notificaciones

5. Cómo crear y enviar una campaña de VOICE

Paso 1: Ir al módulo Campañas

1. Haz clic en “Nombre”

2. Asigna un nombre interno a la campaña (por ejemplo: Promo_Julio).

Este nombre cumplirá dos funciones clave:

o Identificará la campaña durante el proceso de carga.

o Se utilizará como nombre predeterminado en el archivo del reporte

descargable.

3. Etiquetas es un campo OPCIONAL, se utiliza si es necesario colocar alguna segmentación

al momento del envío. (por ejemplo: Ventas)

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Paso 2: Seleccionar Destinatarios

Selecciona cargar archivo Excel desde tu equipo. Seleccionando en numero telefónico la

columna donde se encuentra el número de teléfono a contactar y el país de destino para la

llamada.

Paso 3: Campos del reporte

Permite seleccionar los datos que desea incluir en el reporte final.

La plataforma mostrará automáticamente todos los encabezados disponibles para que

pueda elegir cuáles desea adherir al archivo de descarga.

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Paso 4: Programación

Programación de envío:

Permite definir la fecha y hora exacta en la que se desea ejecutar la campaña.

Intentos de contacto:

El módulo permite configurar hasta 3 intentos, en caso de que la llamada no sea contestada

en la primera marcación, ya sea por llamada fallida o sin respuesta.

Tipos de audio disponibles:

La plataforma ofrece dos opciones para la configuración del mensaje de voz:

1. Pregrabado:

Se pueden cargar archivos en formato MP3, WAV, OPUS.

2. Generado por texto:

Es posible escribir el contenido directamente en la plataforma, el cual será leído por

una voz automatizada (voz digital).

3. Opcional:

Valida cada registro y se encarga que no se realice más de una misma gestión a cada

contacto telefónico.

Importante: se recomienda usar correctamente la gramática, incluyendo acentos y

signos de puntuación, para asegurar una lectura clara y natural.

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Paso 5: Guardar

Dependiendo de la programación establecida, la base se procesará de forma inmediata o en

la fecha y hora programadas a futuro.

Paso 6: Visualizar reportes

Accede al módulo Reportes y selecciona la campaña previamente enviada para visualizar

los siguientes indicadores:

• Cantidad de mensajes de voz enviados, entregados y fallidos

• Duración de la llamada.

Una vez aplicados los filtros solicitados, la plataforma mostrará un listado con cada uno de

los envíos realizados.

Desde allí, podrá visualizar la información directamente en la plataforma o, si lo

prefiere, descargar el reporte completo en formato archivo.

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Descripción de columnas del reporte de envíos

• To: Número de teléfono a contactado

• DATE (FECHA Y HORA): Indica la fecha y hora exacta en la que se realizó el envío

de cada mensaje.

• MESSAGE (MENSAJE GENERADO O PREGRABADO): Contiene el mensaje

transmitido, ya sea a través de voz generada (TTS) o audio pregrabado.

• STATUS (ESTADO): Refleja el estado final de la llamada, indicando si fue entregada

exitosamente o si presentó alguna falla.

(Ejemplo de valores: Finished, Answered, Failed)

• DTMF (PULSOS): Registra la tecla presionada por el destinatario durante la llamada

(como 1, 2, 3, *, #), en caso de haber interacción.

Este campo permite capturar respuestas dentro de flujos interactivos, previa

integración.

• BILLED SECONDS (SEGUNDOS FACTURADOS): Muestra la duración total facturada

de la llamada, expresada en segundos.

• CAMPAIGN TAGS (ETIQUETAS DE CAMPAÑA): Etiquetas o campos de

segmentación definidos en la base, utilizados para clasificar o agrupar las campañas.

• TAGS (CAMPOS ADICIONALES): Corresponde a los datos adicionales seleccionados

para incluir en el reporte final, según los campos personalizados requeridos por el

usuario.

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7. Buenas prácticas de uso

✅ Buenas prácticas para envío masivo – Módulo de Voz (TTS y Pregrabados)

1. Segmenta adecuadamente tu base de datos

• Verifica que los números estén actualizados y autorizados para recibir llamadas.

• Evita números duplicados o fuera de cobertura nacional o internacional.

2. Elige el tipo de audio según el objetivo

• Usa TTS general para mensajes variables o personalizados (ej. nombres, códigos,

fechas).

• Usa pregrabados para mensajes fijos con tono más natural y controlado.

3. Cuida el contenido del mensaje

• Sé claro, breve y directo (idealmente no más de 20 segundos).

• Menciona el motivo de la llamada desde el inicio.

• Finaliza con una instrucción clara: “Presione 1 para continuar…” o “Gracias por su

atención”.

4. Optimiza los audios pregrabados

• Usa voces profesionales y buena calidad de grabación (formato MP3 o WAV)

• Evita ruidos de fondo o silencios innecesarios.

• Asegúrate de que el tono coincida con el objetivo del mensaje (informativo,

comercial, institucional).

5. Configura correctamente los intentos de marcación

• Activa reintentos (máximo 2 o 3) en caso de fallas o llamadas sin respuesta.

• Programa los intentos con espacio de tiempo suficiente entre ellos (ej. 15–30 min).

6. Define bien el horario de envío

• Tener en cuenta los horarios permitidos por regulación

• Evita llamar en fines de semana o feriados sin autorización previa.

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8. Monitorea los resultados

• Usa el panel de reportes para revisar: llamadas exitosas, fallidas, duración,

interacción (DTMF), etc.

• Ajusta futuras campañas en función de las métricas.

9. Cumple con normativa legal y privacidad

• Asegúrate de tener consentimiento para contactar.

8. Soporte y contacto

• Correo de soporte: clientes@getincloud.co

• Línea directa: 3243890404

• Horario de atención: Soporte de Consultoría o Informativo: 5 x 7

(Días hábiles 8:00 am a 5:00 pm.)

Esperamos haberles presentado una solución adecuada a sus necesidades, y quedamos

atentos a cualquier inquietud que tenga respecto a nuestra propuesta.

Cordialmente,

Equipo Comercial

Getincloud

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