Recomendaciones para cargar bases

Recomendaciones para cargar bases: guía de uso de la plataforma.

Guía de Mejores Prácticas para la Carga de

Archivos Excel y Plantillas de Mensajes

1. Estructura del Archivo Excel

• Encabezados correctos (Fila 1): La fila 1 debe contener los nombres de las columnas

sin espacios al inicio/final. Usa texto plano y evita duplicados. No se permiten

comentarios, celdas en blanco ni caracteres especiales.

• Registros a partir de la fila 2: Cada fila debe representar un registro completo. Elimina

filas en blanco completamente. Las columnas pueden tener valores vacíos, pero no

deben contener celdas “borradas”.

2. Formato y Contenido del Archivo

• Evita fórmulas y referencias: Usa solo valores estáticos. Realiza cálculos en otra hoja y

copia/pega como valores. Elimina fórmulas como =A2+B2 o referencias como

=Hoja2!A2.

• No a los estilos ni formatos: No utilices colores, bordes ni tipos de fuente distintos.

Borra cualquier formato condicional o numérico especial.

3. Limpieza de Celdas y Filas

• Eliminar correctamente filas vacías o erróneas: Selecciona la fila completa y haz clic

en “Eliminar fila”. No uses solo la tecla Delete.

• Verifica celdas residuales: Usa Ctrl + Fin para comprobar que no existan celdas vacías

marcadas como usadas.

• Desactiva filtros y muestra filas ocultas: Quita cualquier filtro y elimina filas ocultas

antes de guardar.

4. Codificación y Caracteres Especiales

• Codificación recomendada: Guarda siempre en formato .xlsx (UTF-8). Para CSV, usa

codificación UTF-8 sin BOM. Evita ANSI.

• Evita caracteres especiales: Elimina acentos, símbolos no estándar, saltos de línea

(Alt+Enter) y espacios invisibles.

5. Validaciones antes de la Carga

• Usa plantillas base: Comparte un archivo modelo con encabezados correctos para

todos los usuarios.

• Validaciones clave: Verifica encabezados, formatos y fórmulas con Ctrl + F buscando el

símbolo =. Elimina caracteres extraños. Guarda siempre como “Libro de Excel (.xlsx)”.

6. Errores Comunes y Cómo Evitarlos

• Fila “borrada”: Elimina completamente.

• Encabezado con formato: Usa texto plano.

• Fórmulas activas: Sustituye por “Pegar/ valores”.

• Filas ocultas: Quita filtros y muestra todo.

• Comentarios: Elimínalos.

7. Flujo Recomendado para el Usuario

• Copia y pega valores planos (sin formatos ni fórmulas).

• Elimina filas vacías o innecesarias.

• Valida que no haya caracteres especiales.

• Guarda como .xlsx y cierra el archivo.

• Sube el archivo usando la opción “Importar Excel”.

8. Control de Calidad (QA)

• Asegúrate que el tamaño del archivo no supere los 50 MB.

• Elimina hojas, imágenes o datos innecesarios.

• Documenta el procedimiento para estandarizar el proceso.

9. Manejo de Plantillas de Mensajes

• Coherencia de campos: Las variables en la plantilla deben coincidir con los nombres de

las columnas en el Excel.

• Validación previa: Asegúrate de que todas las variables estén presentes como columnas

antes de activar la campaña.

10. Pruebas y Validaciones

• Usa una muestra de 5–10 filas.

• Ejecuta una prueba interna antes del envío masivo.

11. Estado “DataError”

• Causas comunes: Columnas faltantes, celdas con fórmulas, caracteres inválidos, filas

marcadas como ocupadas.

• Resolución: Consulta el informe de errores, corrige el archivo y vuelve a subirlo.

12. Versionamiento de Plantillas

• Notifica cambios de campos en plantillas al equipo de datos.

• Elimina variables obsoletas para evitar errores de mapeo.