Política de tratamiento de datos personales

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SOLUCIONES EN LA NUBE GET IN CLOUD S.A.S. («Getincloud»), NIT 900.738.077-1, con domicilio en la Calle 139 # 72-28, Bogotá, Colombia. Correo para asuntos de datos personales: clientes@getincloud.com.co

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

2. A QUIÉN APLICA

• Clientes de Getincloud: los negocios que contratan la plataforma y las personas que la usan en su nombre.
• Contactos de nuestros clientes: las personas que escriben a un negocio por WhatsApp, SMS, correo, redes sociales o el sitio web, y cuyos datos ese negocio gestiona en Getincloud. Frente a estos datos el negocio es el responsable y Getincloud actúa como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones.
• Visitantes de getincloud.ai y personas que agendan una demostración o nos escriben.

3. DATOS QUE TRATAMOS

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, empresa y cargo.
• Datos de cuenta: usuario, registros de acceso y configuración.
• Contenido de las conversaciones y mensajes que los negocios envían y reciben por los canales conectados (WhatsApp, SMS, correo, Facebook, Instagram), incluidos archivos y notas internas.
• Datos de facturación de los clientes: razón social, NIT y medio de pago a través de pasarelas. No almacenamos números completos de tarjeta.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador y cookies necesarias para el funcionamiento.

No solicitamos datos sensibles. Si un contacto los comparte en una conversación, se tratan solo para atender esa conversación por cuenta del negocio.

4. PARA QUÉ LOS USAMOS

• Prestar el servicio contratado: centralizar conversaciones, responder con asistentes automáticos configurados por el negocio, enviar mensajes y campañas autorizadas, agendar, cobrar y reportar.
• Gestionar la relación comercial con nuestros clientes: soporte, facturación y avisos del servicio.
• Seguridad, prevención de fraude y cumplimiento de obligaciones legales.
• Mejorar la plataforma con información de uso, sin usar el contenido de las conversaciones de WhatsApp para ese fin.
• Enviar información comercial de Getincloud a quienes lo hayan autorizado. Esa autorización se puede retirar en cualquier momento.

5. DATOS DE WHATSAPP Y DE LAS PLATAFORMAS DE META

Cuando un negocio conecta su cuenta de WhatsApp Business, Facebook o Instagram, Getincloud:

• trata esos datos solo para prestar el servicio a ese negocio y con sus instrucciones;
• no usa datos de WhatsApp, ni anónimos ni agregados, para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial de uso general o compartidos entre clientes; la memoria del asistente de cada negocio es exclusiva de ese negocio;
• no vende esos datos ni los usa para perfilar a las personas fuera de la conversación;
• elimina o devuelve los datos cuando el negocio desconecta el canal o termina el contrato, salvo obligación legal de conservarlos.

El uso de estas plataformas también se rige por las condiciones y políticas de Meta.

6. CON QUIÉN COMPARTIMOS DATOS

Solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio (infraestructura en la nube, envío de mensajes, correo y SMS, proveedores oficiales de WhatsApp, pasarelas de pago y modelos de lenguaje que procesan las respuestas del asistente), bajo contratos que les obligan a tratar los datos con las mismas garantías y solo para esa finalidad. Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos; la transferencia se hace conforme a la ley colombiana. No vendemos datos personales.

7. TUS DERECHOS

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba de la autorización, saber cómo se usan, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercerlos, escribe a clientes@getincloud.com.co con tu nombre, documento, la solicitud y un medio de respuesta. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables según la ley.

Si eres contacto de uno de nuestros clientes, trasladaremos tu solicitud al negocio responsable y le apoyaremos para atenderla.

8. ELIMINACIÓN DE DATOS

Para pedir que se eliminen los datos asociados a una cuenta de WhatsApp, Facebook o Instagram conectada a Getincloud, escribe a clientes@getincloud.com.co indicando el número o la cuenta. Confirmamos la eliminación en máximo 15 días hábiles.

9. SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN

Usamos cifrado en tránsito, control de acceso por roles, registros de auditoría y respaldos. Conservamos los datos mientras dure la relación con el cliente y el tiempo que exija la ley; después se eliminan o anonimizan.

10. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

Publicaremos cualquier cambio en esta página con su fecha. Si el cambio es sustancial, avisaremos a nuestros clientes por correo.

Vigente desde el 18 de octubre de 2026.